Wuppertal (ots) –
Weil Digitalisierungsprojekte in Immobilienunternehmen oft halbherzig angegangen werden und scheitern, hat docunite unter dem Begriff DSiRE eine Schritt-für-Schritt-Anleitung konzipiert. Vom Projektmanagement über einen Workshop bis zur Priorisierung von Zielen: Das Konzept soll Unternehmen bei der Transformation vom papierbasierten Arbeiten zur vollständigen Automation von redundanten Prozessen mithilfe künstlicher Intelligenz unterstützen.
Das Kürzel DSiRE steht für Digital Success in Real Estate. Der Name des Konzepts ist vom englischen Wort “desire” für Wunsch und Ziel abgeleitet. “Nur vollständig digitalisierte und effiziente Dienstleister werden zukünftig im Markt bestehen”, sagt Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer von docunite. Das PropTech hat sich auf das Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche spezialisiert.
“Die Idee zu DSiRE basiert auf unserer Erfahrung, dass Digitalisierungsprojekte in vielen Unternehmen halbherzig durchgeführt werden. Statt ein zentrales digitales Management aller Daten und Dokumente durchzusetzen, das alle Fachbereiche umfasst, wird nicht selten sogar versucht, einen generalistischen Ansatz für das Kerngeschäft zu nutzen. So charmant es klingen mag: Im Zuge der Buchhaltungs- oder HR-Digitalisierung auch das Management der Objektdaten zu digitalisieren, ist ein Fehler. Gerade im Kerngeschäft und ureigenem Unternehmenszweck müssen bei Digitalisierungsfragen die Bereiche und Mitarbeiter einbezogen werden, die mit Immobiliendaten arbeiten”, warnt Penn.
Die Folge falsch umgesetzter Digitalstrategien: Jede Abteilung kocht weiterhin ihr eigenes Süppchen – mit eigenen Ablagesystemen und wuchernden Ordnerstrukturen. “Mit DSiRE wollen wir Immobilienunternehmen den Weg zum digitalen Powerhouse ebnen”, erklärt der docunite-Gründer.
Der Weg zum strukturierten Umbau
Die erste Aufgabe, die das Konzept für Unternehmen der Branche vorsieht: Das Projektmanagement festlegen und personelle Ressourcen freigeben. Der Personalbedarf reicht von der Chefetage über alle Fachabteilungen bis hin zur Projektleitung für die Digital-Transformation. “Ein Mietvertrag oder eine Servicerechnung für eine Instandsetzung ist im Kern eben kein Arbeitsvertrag oder ein Beleg. Aus den Daten lassen sich ganz andere Kennzahlen für den Immobilienbestand, Werte oder Sanierungen ableiten. Es braucht das Wissen der Fachabteilungen”, sagt Penn. Laut DSiRE ist ein eigenes Projektmanagement Pflicht. Es sollte auf Augenhöhe aller Stakeholder etabliert werden, um alle Interessen im Blick zu haben und diese gegeneinander abwägen zu können.
Punkt zwei nach DSiRE ist ein Auftaktworkshop Digitalisierung im Unternehmen. Teilnehmer sind laut Konzept die Geschäftsleitung, Head of IT oder CTO sowie Mitarbeiter aller Fachabteilungen. In diesem Workshop sollten bisherige Probleme aufgedeckt und diskutiert werden, welche sich durch IT und KI lösen lassen. Gemeinsam und abteilungsübergreifend lassen sich daraus Ziele ableiten. “So entstehen realistische Ziele für ein umfassendes Digitalisierungsprojekt, das alle Abteilungen mittragen”, erklärt docunite-Digitalisierungsexperte Patrick Penn.
Vier-Punkte-Plan zum digitalen Powerhouse
Im nächsten Schritt nach DSiRE priorisieren die Fachabteilungen ihre Ziele nach einer Top-3-Liste. Ob transparentere Datenbestände, schnellere Transaktionen oder prognostizierbare Mieterträge: Die Ziele müssen auf einer Matrix nach Relevanz und Dringlichkeit verortet werden. Anschließend erfolgt ein Abgleich der Fachbereichsziele mit den Unternehmenszielen, sodass eine finale Zielliste entsteht. Danach sollten Unternehmen alle Ziele mit Messkriterien und Deadlines versehen.
Im vierten Schritt ermitteln Unternehmen laut DSiRE, wie digitalisiert sie bereits sind. Hierfür hat der Konzeptentwickler eine fünfstufige Skala entwickelt – vom reinen Papierbetrieb bis zur vollständigen Symbiose Mensch-Maschine. Nach dieser Selbstanalyse können Unternehmen erkennen, wo sie Hebel ansetzen müssen und welche Schritte sie vielleicht umgehen können. Auch der Zeit- und Investitionsbedarf sollte an dieser Stelle ersichtlich werden.
“Ist die Planung nach DSiRE beendet, kann die praktische digitale Transformation starten”, so der docunite-CEO. Das Ergebnis sollte ein stringent digitalisiertes, zentrales Daten- und Dokumentenmanagement sein, im Idealfall cloudbasiert. Es beschleunigt Prozesse und Transaktionen. Vor allem aber versetzt es das Unternehmen in die Lage, selbstlernende KI-Systeme zu nutzen.
KI wird zum Sparringspartner
Ein Beispiel für künstliche Intelligenz können Lösungen sein wie die Software NEO auf der docunite-Cloud. Sie verfolgt das Ziel Informationen zu Mietverhältnissen und -erträgen, Grundbucheinträgen, Gewährleistungsansprüchen und vieles mehr zu automatisieren. Die Daten müssen dann nicht mehr einzeln erfasst werden. Sie lassen sich automatisch berechnen. Dafür wird jedes Dokument mit Attributen versehen und nach dem Single-Source-Prinzip einmalig zentral abgelegt.
“Mit derart verfügbaren und transparenten Daten werden selbst Programme wie ChatGPT oder Microsofts Copilot zu Sparringspartnern, die den Fachkräften Arbeiten abnehmen und sie beschleunigen”, beschreibt docunite-CEO Patrick Penn den Wettbewerbsvorteil, den stringent digitalisierte Immobilienunternehmen gewinnen. Die Grundlage dafür jedoch sei ein digital sauberes Dokumentenmanagement, dem sich Unternehmen schrittweise durch Konzepte wie DSiRE annähern können.
Weitere Informationen sind unter Workbook von docunite zu finden: https://ots.de/1a8Ned
Über docunite
docunite ist die zentrale Plattform für alle Immobiliendokumente. Das PropTech unterstützt Immobilienunternehmen bei der Digitalisierung der Zusammenarbeit und hilft, die Verwaltung von Immobilien nachhaltiger und effizienter zu gestalten. docunite strukturiert automatisiert relevante Objekt-Dokumente wie Mietverträge, ESG-Nachweise oder Transaktionsdokumente und macht sie mithilfe der Künstlichen Intelligenz NEO transparent. Mit seiner Plattform und Immobilienexpertise will docunite Unternehmen helfen, in Echtzeit schnelle und verlässliche Entscheidungen treffen zu können – und das entlang der gesamten Wertschöpfungskette von Immobilien. Das Unternehmen wurde 2017 von CEO Patrick Penn gegründet. Mehr Informationen erhalten Sie unter https://docunite.com
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